Visual Management – Visualisierungen als Instrumente für bessere Prozesse

Die Menschheit ist täglich mit Visualisierungen in Kontakt. Ganz gleich ob Werbung auf Plakaten, die Ampel im Straßenverkehr oder Anzeigetafeln am Bahnhof – Visualisierungen gehören zum Alltag und werden teils mehr, teils weniger bewusst wahrgenommen.

Eines haben jedoch alle gemeinsam: sie vermitteln Informationen auf eine möglichst einfache, leicht verständliche Weise. Schließlich kann das menschliche Gehirn Bilder intensiver als Worte verarbeiten.

Und genau diese Fähigkeit lässt sich doch eigentlich auch in Unternehmen nutzen, oder nicht? Das „Visual Management“ beschäftigt sich mit genau dieser Frage und beinhaltet unterschiedliche Ansätze zur einfachen und verständlichen visuellen Darstellung von Informationen.

Dennis Lenhard
Dennis LenhardAutor

Was bedeutet Visual Management?

Per Definition handelt es sich bei visuellem Management um die Nutzung von optischen Hilfsmitteln, um Produktionsabläufe zu steuern und ein Verständnis für die Tätigkeiten der Mitarbeiter zu entwickeln.

Mit Hilfe von visuellem Management können sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter direkt einen Überblick über alle wichtigen Prozesse im Unternehmen verschaffen.

Gemäß Lean Management sollte ein Unternehmen möglichst „schlank“ und organisiert aufgebaut sein. Die Ansätze des visuellen Managements sind darauf ausgerichtet.

Was lässt sich mit visuellem Management erreichen?

Hauptaufgabe des visuellen Managements ist die Bereitstellung wichtiger Informationen für alle Mitarbeiter im Unternehmen. Dabei kann es sich um Visualisierungen aus den Bereichen Geschäftsführung, Produktion oder Prozesssteuerung handeln.

Eines der Hauptziele dabei ist es, mögliche Abweichungen und Probleme aufzuzeigen und zudem umgehend den Mitarbeitern sichtbar machen zu können. Im visuellen Management stehen dafür verschiedene Methoden zur Auswahl, welche ebenfalls recht vielfältige Zielsetzungen verfolgen.

So können die einzelnen Techniken unter anderem folgende Schwerpunkte haben:

• Information der Mitarbeiter

• Anzeige von Problemen oder Abweichungen vom Ist-Zustand

• Förderung der Identifikation mit dem Unternehmen

• Motivation der Mitarbeiter

Visual Management Methoden

Das Visual Management bedient sich – wie bereits erwähnt – recht unterschiedlicher Methoden, die auch im Lean Management zum Einsatz kommen.
Die bekanntesten sind die Methode der 5S, das Visual Management Board und KanBan. Zudem kommen noch andere Methoden zur Anwendung.

5S Methode

Die Methode der 5S verfolgt das Ziel, Arbeitsplatz und -umfeld sauber und geordnet zu halten. Damit soll ein möglichst ungestörter Arbeitsprozess gewährleistet werden.

5S steht dabei für

Sortieren (Aussortieren von Unnötigem und Selektieren)
Systematisieren (Aufgaben sowie Werkzeuge anordnen und Platz schaffen)
Säubern (Reinigung von Arbeitsplatz und -mitteln, Entsorgung von Müll)
Standardisieren (Definieren von Standards, regelmäßige Wiederholung bestimmter Schritte)
Selbstdisziplin (Erhalten und Optimieren von Ordnung und Organisation)

und stammt ursprünglich aus Japan. Hier stellt die 5S-Methode bei Toyota eine tragende Rolle im Produktionsprozess dar. Als Teil von Lean Management ist 5S nur ein Bruchteil von den Methoden, die bei Toyota angewendet werden. Hier finden Sie weitere Informationen zu Lean Management.

Visual Management Board

Auf einem Visual Management oder KanBan Board finden sich alle Informationen zu einem Projekt auf einen Blick. Durch Unterteilungen (z. B. in „aktuell in Bearbeitung“, „erledigt“) lassen sich Prioritäten mit Hilfe von Farben oder anderen Zeichen mühelos darstellen. Damit erleichtert ein solches Board jedem Teammitglied die Arbeit.

Der größte Vorteil eines visuellen Boards ist es Zeit zu sparen und Informationen leicht verständlich aufzuzeigen, z.B. welches Teammitglied welche Aufgaben übernimmt und wo notwendige Informationen zu finden sind. Das Board hilft zudem dabei, mögliche Engpässe zu erkennen, diese zu beseitigen und so den Arbeitsprozess zu optimieren.

KanBan

Bei „KanBan“ handelt es sich ebenfalls um eine in Japan entwickelte Methode. Der Begriff bedeutet so viel wie Karte. Entwickelt wurde die Kanban-Methode 1947 von Taiichi Ohno, dem Erfinder des Produktionssystems von Toyota. Sie dient der Organisation mehrstufiger Produktionsprozesse, die wie Regelkreise miteinander verknüpft sind. Dabei besteht jeder einzelne Regelkreis aus einer Fertigungsstufe sowie einem vorgelagerten Materiallager. Es wird dann für jeden Fertigungsprozess das notwendige Material aus dem zugehörigen Lager entnommen. Die vorgelagerte Fertigungsstufe füllt fehlendes Material selbständig wieder auf.

Diese Vorgehensweise erfolgt bei jedem Arbeitsgang.

Es handelt sich dabei um ein Just-in-Time-Prinzip, bei dem Bestände immer auf die benötigte Menge reduziert werden können. Der Materialfluss bewegt sich vom Ausgangsmaterial zum Endprodukt. Im Gegenstrom fließen in Form von Kan Ban Informationen, welche die Materialentnahme und –fertigung dokumentieren und zurückmelden. Es entsteht ein selbst organisierendes System, welches eine Minimierung der Lagerhaltung ermöglicht, zu schnelleren Durchlaufzeiten beiträgt, Fertigungskapazitäten optimiert und so zu einer Verringerung von Verschwendung beiträgt. Dadurch lässt sich die Wertschöpfung auf jeder einzelnen Fertigungsstufe kostenoptimal steuern.

Visualisierung mit Kanban-Karten

Mit Kanban-Karten lässt sich der Arbeitsfluss visualisieren. Das klassische Modell arbeitet mit Spalten, die – von links nach rechts geordnet – den jeweiligen Status anzeigen:

• linke Spalte – To Do: Auflistung von noch zu bearbeitenden Aufgaben
• mittlere Spalte – In Progress: Auflistung von begonnen Aufgaben
• rechte Spalte – Done: Auflistung erledigter Aufgaben

Dabei ist die Kanban-Methode sehr flexibel. Einzelne Spalten lassen sich gezielt auf die individuellen Anforderungen eines Projekts anpassen.

Regeln und Prinzipien des Kanban

Kanban folgt sechs Prinzipien. Diese sollten beachtet werden, um die Vorteile der Methode auch komplett ausschöpfen zu können:

Klare Regeln:
Sämtliche für den Prozess geltende Regeln müssen transparent sein und somit von allen am Projekt beteiligten Personen verstanden und umgesetzt werden.

Aufgabenlimit:
Es muss eine Begrenzung der zur Verfügung stehenden Karten erfolgen, eine Abstimmung auf die Anzahl der Aufgaben ist erforderlich.

Workflow:
Ein stetiger Workflow muss sichergestellt werden. Es müssen also immer Aufgaben in Bearbeitung sein.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess:
Zur Verbesserung einer effizienten Arbeitsweise müssen Kanban-Prozesse regelmäßig analysiert werden.

Leadership:
Alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter sind auf allen Ebenen für den Erhalt des Workflows und der aktiven Verbesserung von Arbeitsabläufen verantwortlich.

Modelle:
Ein besseres Verständnis für Prozesse sowie effizientere Lösungen lassen sich durch die Nutzung von Modellen erreichen.

Weitere Methoden des visuellal Managements

Neben den bereits genannten Methoden kommen zudem die folgenden Ansätze in Frage:

• Andon
• A3-Reports
• Ishikawa-Diagramm

Andon

Auch der Begriff „Andon“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „(Papier-)Lampe“. Ursprung dieser Methode liegt in einem visuellen Signal, welches im Toyota-Produktionssystem in Form einer Signallampe an Maschinen zum Einsatz kam und auf Unregelmäßigkeiten und Unterbrechungen im Produktionsprozess hinweisen soll.

Im visuellen Management wurde daraus eine selbsterklärende Methode entwickelt, welche mit Farbe (grün, gelb, rot) und teils auch mit Tönen auf Probleme in der Produktion aufmerksam macht.

In diesem Zusammenhang erfolgt dann die Entwicklung von Andon-Cords und Andon-Boards:

Andon-Cords
Bei Andon-Cords handelt es sich um eine Art Reißleine (z. B. einen Knopf) zum Stoppen einer Maschine durch den bedienenden Mitarbeiter. Vergleichbar ist dies mit einem Not-Aus-Schalter an Ski-Liften. Beim ziehen dieser Leine wird ein Signal ausgelöst und ein Mitarbeiter eilt zur Unterstützung und Behebung des Problems herbei.

Andon-Boards
Ein Andon-Board ist ein beleuchtetes Display, welches Informationen zum Status eines Fehlers gibt. Es kann durch Menschenhand oder automatisch ausgelöst werden. Danach erscheint ein visuelles Signal, welches den Status vom Produktionssystem zeigt. Im Anschluss wird eine vordefinierte Prozesskette ausgelöst.

A3-Reports

Bei der A3-Methode handelt es sich um eine Dokumentenvorlage in Formularform. Eingesetzt wird sie zur Identifizierung und Lösungsfindung bei Problemstellungen im Qualitätsmanagement. Sie enthält Texte sowie Diagramme und andere grafische Darstellungen. Dadurch soll ein besseres Verständnis für Zusammenhänge ermöglicht werden.

Die an einem Projekt mitarbeitenden Personen lernen mit dieser Methode, Probleme selbst zu erkennen, sie zu analysieren und eine Lösung zu finden.

Dabei sorgt der A3-Report für Transparenz des Denkprozesses zur Problemlösung.

Der A3-Report liefert folgende Analyseschritte:

Hintergrund:
Formulierung des Problems sowie dessen Auswirkungen im Zusammenhang mit dem Erreichen des Unternehmensziels für alle im Prozess beteiligten Mitarbeiter zur Nachvollziehbarkeit des Problems sowie des Grundes für die angestrebte Problemlösung.

Aktuelle Situation:
Beschreibung des Ist-Zustands mit detaillierten Fakten (z. B. in Form von leicht verständlichen Grafikelementen) zur Darstellung des Problems (einschließlich Entstehungsort, Hürden, Beseitigung).

Zielzustand:
Als Ziel muss der Soll-Zustand klar definiert werden. Dadurch wird die Umsetzung verschiedenster Maßnahmen zur Behebung von Problemen erleichtert und es lassen sich effektive Lösungen herbeiführen.

Ursachenanalyse:
Mittels bestimmter Diagramme lassen sich die Ursachen eines Problems sowie der daraus resultierende Ist-Zustand aufzeigen. Es erfolgt eine übersichtliche Darstellung aller Zusammenhänge. So können alle Beteiligten diese auch verstehen und entsprechend wirksame Maßnahmen zur Behebung der Probleme ausarbeiten. Das Ziel der Ursachenanalyse ist es, direkte Einflussfaktoren auf das Problem zu ermitteln und die Kernursachen zu eliminieren.

Gegenmaßnahmen:
Es erfolgt die Angabe und Begründung von Maßnahmen, welche Problemursachen beseitigen und den Ist-Zustand langfristig verbessern sollen. Anhand der fünf W-Fragen soll eine übersichtliche und eindeutige Darstellung ermöglicht werden.

Erfolgswirkung:
In diesem Schritt erfolgt die Ermittlung des Erfolgs der verschiedenen Maßnahmen und deren Beitrag zur Erreichung des Ziels. Eine Quantifizierung anhand von Kennzahlen erweist sich als sinnvoll, mittels Vorher-Nachher-Vergleich wird die Veränderung verständlich dargestellt.

Standardisierung und Follow-up:
Im letzten Schritt erfolgt eine Evaluierung des Gesamtprozesses. Es werden Maßnahmen festgelegt, welche die erreichten Verbesserungen standardisieren und sicherstellen sowie weiter vorantreiben sollen. Anhand eines Wissensmanagements werden zudem Wege festgelegt, welche alle Erfahrungen und Erkenntnisse auch auf andere Prozesse und Arbeitsweisen übertragbar machen.

Ishikawa-Diagramm

Das Ishikawa-Diagramm (Fischgräten-Diagramm, Ursache-Wirkungs-Diagramm) stellt den Zusammenhang zwischen Ursache und der darauf basierenden Wirkung (positiv oder negativ) grafisch dar. Das Diagramm verfolgt das Ziel, sämtliche Ursachen zu identifizieren und mögliche Abhängigkeiten untereinander darzustellen.

Entwickelt wurde die Ishikawa-Methode im Rahmen des Qualitätsmanagements, um Ursachen für Qualitätsmängel zu analysieren. Inzwischen lässt sich die Methode auf verschiedene Anwendungsfelder übertragen.

Das Diagramm wird in fünf aufeinander folgenden Schritten erstellt:

1. Zeichnen des Diagramms und Eintragen der Haupteinflussgrößen

2. Erarbeitung von primären und sekundären Ursachen

3. Überprüfung auf Vollständigkeit

4. Ursachenbewertung

5. Überprüfung auf Richtigkeit und Ableitung von Maßnahmen

Welche Vorteile bietet Visual Management?

Gegenüber Sprachsignalen (Schrift und Sprache) biete visuelle Signale in der Kommunikation mit Menschen die folgenden Vorteile:

• direkte Integration in das Design von betroffenen Objekten
• schnelle Erfassung wird möglich
• Signale können intuitiv verstanden werden
• keine Kenntnisse einer lokal gültigen Sprache erforderlich
• auch Analphabeten verstehen die Signale

Visuelles Management kann und sollte in jeder Firma eingesetzt werden, um Informationen einfach und transparent darzustellen. Denn der Satz: „Aus den Augen, aus dem Sinn.“ Liegt in der Natur des Menschen. Somit kann Visual Management dabei helfen die Übersicht über alle Aufgaben zu bewahren und somit deutlich effizienter und effektiver zu werden.

Grenzen des visuellen Managements

Trotz der Vorteile sind visuellen Signalen auch bestimmte Grenzen gesetzt:

• keine komplexen Aussagen möglich
• Empfänger ignorieren mitunter zu viele visuelle Signale
• visuelle Signale müssen Standards entsprechen, damit jeder sie versteht

Fazit zum Visual Management

Mit visuellem Management lässt sich die Kommunikation zwischen allen Beteiligten in einem Projekt optimal unterstützen. Es eignet sich für einen schnellen Überblick zu allen (auch zeitkritischen) Abläufen und hilft dabei, auf einfache Weise Informationen auszutauschen.

Visuelles Management lässt sich dabei auf verschiedenste Arbeitsbereiche übertragen. Eine gute Visualisierung trägt dazu bei, dass mögliche Probleme und Fehler ohne Verzögerung erkannt und direkt behoben werden.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von Visual Management sowie der Anwendung von Lean Methoden zur Optimierung Ihrer Prozesse.

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