Tipps für effizienteres Arbeiten im Handumdrehen

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Wer kennt es nicht: Der Arbeitstag ist schon wieder fast zu Ende und die Hälfte der Arbeit liegt noch unerledigt am Schreibtisch.
Erfüllung der festgelegten Ziele? Fehlanzeige!
Effizienter und produktiver zu arbeiten ist ein großes Ziel, das Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer international gemeinsam haben. Wer mehr Arbeit in weniger Zeit unterbringen kann, profitiert davon nicht nur im Job, sondern auch privat. Dabei spielt es keine Rolle, ob man damit berufliche Erfolge wie eine Beförderung erreichen möchte oder einfach nur den Überstunden den Kampf ansagen will, um wieder einmal zeitgerecht den Arbeitstag zu beenden. Besonders jüngere Generationen im Berufsleben sind sich darüber im Klaren, dass mehr und mehr Tipps und Tricks auf den Markt kommen, wie man den eigenen Arbeitsalltag vorteilhafter gestalten könnte.
Von der klassischen To-do-Liste über hilfreiche Technologien bis hin zu einem professionellen Coaching: Der Markt floriert, doch was hilft dem Individuum Mensch wirklich, seinen Work-Flow auf Vordermann zu bringen? Im Vordergrund steht dabei das bestmögliche Zeitmanagement, das die eigene Produktivität auf ein ganz neues Level bringt. Der nachfolgende Artikel zeigt, welche Optionen du hast, um deinen Arbeitsalltag vollkommen neu zu deinem Vorteil zu strukturieren.

Koordiniere deinen Arbeitsalltag mithilfe einer geeigneten To-do-Liste

Zuallererst: Eine To-do-Liste ist das erste Mittel der Wahl, wenn es um die Optimierung der eigenen Produktivität geht. Allerdings ist die ganze Sache nicht ganz so einfach, wie es scheint. Tatsächlich können To-do-Listen bei der falschen Anwendung von der ersehnten Hilfe schnell zum unüberwindbaren Albtraum werden. Zu viele To-dos wirken nicht als Motivator, sondern sorgen dafür, dass du schnell den Überblick verlierst und dir im Endeffekt noch mehr Arbeit aufhalst. Aus diesem Grund ist es beim Erstellen deiner persönlichen To-do-Liste wichtig, nach Priorität vorzugehen, Stichwort Dreierregel. Damit du dich nicht täglich durch deinen schier unüberwindbaren Berg Arbeit quälen musst, solltest du dir für jeden Tag drei Aufgaben überlegen, die dir dabei helfen, deiner Tätigkeit konzentriert nachzugehen.

Vollkommenes Abtauchen in deine Arbeit: Konzentriertes Vorankommen dank Deep Work

Alles um einen rundherum vergessen, die Umwelt nicht mehr wahrnehmen und einfach mit vollster Konzentration seine Arbeit verrichten? Klingt zu schön, um wahr zu sein? Ist es aber nicht, denn das Konzept dahinter bewährt sich und hat auch einen Namen: Deep Work. Ziel der Methode ist es, sogenannte Flow-Zustände mit der bestmöglichen Konzentration sowie Präsenz zu nutzen, um die eigene Produktivität auf ein ganz neues Level zu bringen. Dabei sollen sämtliche Dinge, die deine Aufmerksamkeit auf sich ziehen könnten, ausgeblendet werden. Außerdem geht es bei Deep Work darum, die eigene Konzentrationsfähigkeit stets zu trainieren und auszubauen.

Time Blocking: Strukturiere deinen Tag

Time Blocking hilft dir, deinen Tagesablauf vollkommen festzulegen. Damit verlierst du weniger wertvolle Zeit und kannst dich stets auf das konzentrieren, das dir dein im Vorfeld erstellter Plan vorgibt. Durch den festgesteckten Zeitrahmen für deine jeweiligen Aufgaben kannst du deine Zeit außerdem effektiver nutzen. Hilfreich erweisen sich dabei bunte Haftnotizen aus dem Shop von place-strategy.de.

Erledige deine Aufgaben JETZT mit der Zwei-Minuten-Regel

Der Autor David Allen beschreibt in seinem Buch „Getting Things Done“ die Zwei-Minuten-Regel, welche darauf abzielt, dass sämtliche Aufgaben, die nicht mehr als zwei Minuten deiner Zeit in Anspruch nehmen, sofort erledigt werden sollten. Einerseits werden so weniger Dinge aufgeschoben, andererseits verschafft einem die Tatsache, etwas getan zu haben, ein gutes Gefühl. Besonders Letzteres sorgt für mehr Motivation und hilft dir dabei, deinen Kopf freizubekommen, damit du dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kannst.

Effizienter Arbeiten mit dem DRY-Prinzip

Beim DRY-Prinzip geht es ganz einfach darum, mehr Effizienz an den Tag zu legen, indem du bereits fertiggestellte Aufgaben gut ablegst, um sie jederzeit wieder heranziehen zu können. Ein hervorragendes Beispiel hierfür sind Vorlagen für E-Mails, Rechnungen oder Berichte. Schließlich würde die Anforderung, diese jedes Mal neu zu erstellen, ziemlich viel deiner Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Das heißt natürlich nicht, dass du deine fertigen Vorlagen nicht auch einmal hinterfragen solltest. Bei Bedarf kannst du diese überarbeiten und optimieren, um erneut strukturierter an deine Aufgaben herangehen zu können. Ziel des Prinzips ist es nämlich, zeitraubende, stets wiederkehrende Dinge möglichst schnell abzuhaken, damit du dich deinen wirklich anspruchsvollen Tätigkeiten widmen kannst.

Produktivität hat mehrere Namen: Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip hat nicht nur einen, sondern gleich mehrere Spitznamen, einer der bekanntesten lautet zu Deutsch „Iss den Frosch“. Dabei handelt es sich um eine Methode, die es sich zum Ziel macht, die wichtigsten Punkte vorrangig zu bearbeiten, anstatt sich auf jene zu konzentrieren, deren Frist immer näher rückt. Geht es nach dem Prinzip, solltest du dir jeden Tag etwa ein bis drei wichtige Dinge auswählen, die du priorisiert erledigst. So hast du stets das Gefühl, bereits etwas Bedeutendes geleistet zu haben. Damit du diese auch nicht aus dem Blick verlierst, solltest du z. B. zu bunten Haftnotizen greifen. Diese erhältst du in verschiedenen Kombi-Paketen im Online-Shop von place-strategy.de.

Wert auf die wichtigen Dinge legen mit der 80/20-Regel

Neben dem Eisenhower-Prinzip verfolgt auch die 80/20-Regel (auch Pareto-Prinzip genannt) das Ziel, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu richten. Der Ansatz der Methode besagt, dass 80 Prozent deines Outputs aus nur 20 Prozent deiner Bemühungen stammen. Unsere Mühen sind weit mehr von Erfolg gekrönt, wenn wir unsere Energie in wirklich wichtige Tätigkeiten anstecken, anstatt uns ständig mit unbedeutenden Kleinigkeiten herumzuschlagen.

Task-Batching: Der Prokrastination den Kampf ansagen

Eine Methode des Task Managements ist das sog. Task-Batching. Das Task-Batching zielt darauf ab, Multitasking, Prokrastination sowie Kontextwechsel stark einzuschränken, um deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Bei dieser Methode unterteilst du deine Aufgaben in Kategorien, die du konzentriert nacheinander erledigst. Springst du zwischen dem Beantworten von E-Mails, dem Erstellen von Berichten und dem Beantworten von Kundenanfragen hin und her, verlierst du jede Menge Zeit. Bearbeitest du diese aber gruppiert in einer zuvor festgelegten Reihenfolge, beschleunigst du deine alltäglichen Abläufe.

Multitasking war gestern: Hier kommt Singletasking

Das früher so bejubelte Multitasking gilt heute als absoluter Killer deiner Produktivität. Tatsächlich erledigst du mit dieser Vorgangsweise nicht mehr, sondern weniger. Dein Gehirn ist nämlich gar nicht dazu in der Lage, sich auf mehr als nur eine komplexe Angelegenheit zu konzentrieren. Versuchst du es trotzdem, erzeugst du eine Menge Stress, der die Qualität deiner Arbeit negativ beeinflussen kann. Beim Singletasking dagegen lenkst du deine gesamte Konzentration auf nur eine Aufgabe. Damit du nicht abgelenkt werden kannst, solltest du Konzentrationsstörer wie Tablets oder unnötig geöffnete Tabs schließen.

Überprüfe deine Produktivität mit dem Productivity Journaling

Beim Productivity Journaling geht es darum, das Ausmaß deiner eigenen Produktivität regelmäßig einer Überprüfung zu unterziehen. Damit dies möglich ist, solltest du im Vorfeld deine Ziele, deine Aktivitäten sowie deine Erfolge ähnlich einem Tagebuch festhalten. Nach Ablauf jeder Woche befasst du dich mit deinen Aufzeichnungen und reflektierst etwaige Erfolge oder Misserfolge. Das gibt dir die Möglichkeit, genau zu erkennen, was gut bzw. weniger gut gelaufen ist und somit in der Zukunft weiter optimiert werden sollte. Diese Vorgangsweise bringt zusätzlich einen weiteren positiven Aspekt mit sich. Schriftliches Festhalten hat grundsätzlich einen therapeutischen Effekt und kann damit deinen Arbeitsalltag in eine allgemein positivere Richtung rücken.

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