Timeboxing

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Hast du schon einmal ein Projekt bis zur letzten Minute aufgeschoben, obwohl du wusstest, dass es innerhalb weniger Stunden erledigt sein würde? Dann leidest du wie so viele andere Menschen vermutlich unter Aufschieberitis. Das Problem: Wenn du deine Zeit nicht richtig einteilst, können bestimmte Aufgaben endlos viel Zeit verschlingen. Es gibt sogar einen Namen dafür: Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass die Arbeit sich in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Entweder man braucht länger als nötig, um eine Aufgabe zu erledigenoder man schiebt die Arbeit vor sich her, um sie erst kurz vor Abgabetermin zu erledigen. Um diesem Mechanismus entgegenzuwirken, nutzen Erfolgsmenschen wie Elon Musk oder Bill Gates eine Zeitmanagementmethode namens Timeboxing. Sie soll dabei helfen, im Alltag produktiver zu werden – und zugleich die Kontrolle über die eigene Zeit zurückzuerlangen. Das Konzept, das hinter der Methode steht, ist verblüffend einfach. Im Folgenden erfährst du, wie auch du in kürzerer Zeit mehr schaffen und produktiver arbeiten kannst. 

Definition

Timeboxing ist eine Methode aus dem Zeitmanagement, die dir dabei helfen kann, deine Abläufe zu optimieren und deine Produktivität zu steigern. Indem feste Zeitblöcke, die sogenannten Timeboxen, für Aufgaben reserviert werden, lassen sich einzelne Aufgaben sehr viel effizienter planen. Essenziell ist, dass von Anfang an genau definiert wird, welche Arbeit am Ende der Timebox erledigt sein soll. Dabei kann eine Zeiteinheit Minuten, Stunden oder Tage umfassenabhängig von der Aufgabe, die zu erledigen ist. Der Inhalt und Umfang kann sich im Laufe einer Timebox verändern – so zum Beispiel, wenn sich herausstellt, dass der vorgegebene Zeitrahmen nicht eingehalten werden kann. Aufgaben, die nicht realisiert werden konnten, werden dann in die nächste Timebox verschoben. Für die Dauer einer Timebox gibt es keine festen Regelnwichtig ist aber, dass sie sinnvoll bestimmt wird, zumal der Zweck von Timeboxing darin besteht, die zur Verfügung stehende Zeit zu begrenzen. Zu lange Zeiträume können das Risiko von Fehlentwicklungen begünstigen, während zu kurze Zeiträume dazu führen können, dass am Ende keine brauchbaren Zwischenergebnisse vorliegen. Die Kunst ist es, ein Zeitfenster einzuplanen, in dem du dich voll und ganz auf deine Aufgabe konzentrieren kannst, ohne dass Ablenkungen dich in deiner Aufmerksamkeit beeinträchtigen

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 Du kannst die Methode natürlich auch für größere Aufgaben nutzendann solltest du die Arbeit aber zunächst in kleinere Unteraufgaben aufteilen, um nicht den Überblick zu verlieren. Statt einfach mit der Arbeit loszulegen, werden klare Zeiteinheiten für die Aufgaben, To-Dos und Projekte erstellt, die zeigen, bis wann die Teilaufgaben erledigt sein sollten. Nehmen wir als Beispiel ein großes Projekt: Als zeitlicher Rahmen würde es sich hier anbieten, die ersten paar Tage für Planungsfragen, die Organisation und Vorbesprechungen einzuplanen. Anschließend folgen verschiedene Timeboxen für die Umsetzung der eigentlichen Aufgaben. Zum Schluss folgt ein zeitlicher Rahmen, in dem das Projekt kontrolliert und letzte Verbesserungen vorgenommen werden. 

Vorteile

Timeboxing bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. In vielen Situationen kann dir die Zeitmanagementmethode dabei zu helfen, einen Schlussstrich zu ziehen. Das ist vor allem dann profitabel, wenn du üblicherweise zu Perfektionismus neigst. Denn beim Timeboxing ist Fortschritt wichtiger als Perfektion. Sobald die Zeit abgelaufen ist, gehst du zur nächsten Aufgabe über. Dadurch kann Timeboxing dir beim Loslassen helfen. Auch gegen Prokrastination hilft Timeboxing, denn es unterstützt dich dabei, deine Selbstdisziplin zu steigern. Ganz gleich, mit welchen Arbeiten du dich im Alltag konfrontiert siehst: Mit Timeboxing weißt du genau, was wann zu erledigen ist. Das hilft dir nicht nur beim effizienten Arbeiten, sondern sorgt auch für mehr Ruhe und weniger Stress bei der Arbeit. Du musst dich nicht mehr mit einer langen To-Do-Liste herumschlagen, sondern konzentrierst dich auf die Aufgabe, die du zuvor priorisiert hast. So kannst du deinen Arbeitstag mit einer klaren Übersicht starten. Ein angenehmer Nebeneffekt: Durch die Reduzierung von Multitasking verbessert sich deine Konzentration, weil du den Fokus auf die wichtige Arbeit richtest, statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin– und herzuwechseln. Zusätzlich erlebst du durch Timeboxing echte Zufriedenheit, denn konkrete Ziele wirken motivierend. Ganz zu schweigen von dem Dopaminrausch, der sich einstellt, wenn du eine ungeliebte Aufgabe endlich abhaken kannst. 

Tipps

In der Umsetzung ist Timeboxing sehr viel unkomplizierter als andere Zeitmanagementtools. Das liegt vor allem daran, dass die Zeitfenster sofort umsetzbar sind. Am besten legst du dir einen Tagesplaner zu, der dir einen Überblick über alle Tagesaufgaben verschafft. Bei der Planung empfiehlt es sich, ähnliche Aufgaben in aufeinanderfolgenden Timeboxen zusammenzufassen. Das hilft dir dabei, weiter im Flow zu arbeiten. Wenn du zum Beispiel an einem Buch arbeitest, kannst du jedem Abschnitt eine eigene Timebox widmen. Dadurch fällt die Aufgabenerledigung nicht nur sehr viel leichter – auch die zeitlichen Abläufe verkürzen sich. Außerdem hilft das Zusammenfassen dabei, weiter im Flow zu arbeiten. Vergiss auch nicht, dir einen Timer zu setzen – unabhängig davon, ob du dich für eine harte oder eine weiche Timebox entschieden hast. Ein Timer hilft dir dabei, die Zeitvorgabe, die du dir zuvor gesetzt hast, exakt einzuhalten. Du brauchst dir dann keine Gedanken über deine Arbeitszeit zu machen, weil du von deinem Timer daran erinnert wirst, wann es an der Zeit ist, zur nächsten Aufgabe überzugehen. Wir würden dir zusätzlich dazu raten, Benachrichtigungen zu deaktivieren, damit du dich voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Und zu guter Letzt: Widerstehe dem Drang, die geplanten Timeboxen zu verschieben oder gar zu löschen – auch, wenn einmal andere Dinge dazwischenkommen. Du hast dir selbst ein Versprechen gegeben. Für andere Aufgaben ist später noch Zeit. Zwischendurch ist es wichtig, dass du dir immer wieder eine Auszeit gönnst, um Burnout zu vermeiden. 

Fazit 

Timeboxing ist ein Tool aus dem Zeitmanagement, mit dessen Hilfe du deine Produktivität steigern und deinen Tagesablauf strukturieren kannst. Wichtig ist, dass du sie richtig einsetzt. Vor allem Routineaufgaben lassen sich sehr gut mit Timeboxing bearbeiten. Am besten greifst du dabei auf einen geeigneten Tagesplaner zurück. Für mehr Erfolg, Motivation und Zufriedenheit im

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