Bauprojektmanagement

Bedarfsgerecht & zielorientiert in 3 Schritten.

Vor zwei Wochen starteten wir in ein neues Projekt. Zusammen mit einem Bauträger wird die Quartiersentwicklung mit einem IPD Projektsetup und der Anwendung von Lean optimiert. Hierdurch soll die Effizienz der Planungsphase gesteigert und die Ausführung durch die nahtlose Projektstruktur beschleunigt werden.

In diesem Blog möchten wir in den nächsten Monaten während des gesamten Projekts über Methoden, Fortschritte und Erfahrungen zu dieser innovativen Abwicklungsform berichten und tiefe Einblicke gewähren.

Im letzten Beitrag „Lean. Digital. IPD“ habe ich über die grundlegenden Ideen und Methoden der optimierten Projektentwicklung gesprochen, in diesem Teil geht es um die Projektinitiierung und die genaue Zielfindung.

Maximilian Weik
Maximilian WeikAutor

Entwerfen ist Problemlösung

Das Projekt befindet sich aktuell in der Projektinitiierung am Übergang zur Projektkonzeption. Erste Bussinesscases sind skizziert, aus welchen sich Projektziele ableiten lassen.

Problemerkennung im PDCA Zyklus

Aber Stopp! Es ist keine wasserfallartige Projektentwicklung angestrebt! Konzepte und Planungen sollen nicht auf unscharfen Zieldefinitionen beruhen, welche sukzessive im Projektverlauf nachgeschärft werden. Dies hat zur Folge, dass in jeder Phase ein Wildwuchs an neuen Varianten entsteht, welche wieder und wieder abgestimmt werden müssen. Die Planung ist dabei ein kreisender Prozess. Es gibt ein Problem, welches planerisch gelöst werden soll. Das Projektteam nimmt sich dieser Aufgabe an und präsentiert die Lösung. Meist wird dann aber festgestellt, dass das Problem nicht vollständig durchdrungen wurde, oder nicht das aktuell dringlichste ist. Dies erzeugt eine kreisende ineffiziente Planung. Ein Großteil der Zeit wird mit Teillösungen und Provisorien verbracht, ohne das Gesamtproblem tatsächlich durchdrungen zu haben. Gepaart mit den notwendigen Entscheidungsprozessen entsteht ein äußerst absurdes Prozessmonster. Man macht quasi einen PDCA-Zyklus ohne richtiges Problem.

Der Entwurfsprozess wird dabei zum Aufspüren und der genauen Beschreibung des Problems bzw. der Ziele verwendet. Erst nachgelagert spielt die Lösungsfindung eine Rolle. Das ist prinzipiell die richtige Vorgehensweise, nur weder sonderlich effektiv noch effizient.

The ZONE

Mein Mentor sagte einmal zu mir: „Entwerfen ist Problemlösung“. Sämtliche Tätigkeiten, angefangen von der Projektinitiierung über Projektkonzeption bis hin zur Realisierung und Betrieb dient dem Ziel ein Problem zu lösen. Je präziser und praktikabler dieses Problem formuliert ist, desto einfacher, schneller und erfolgreicher wird die Lösung gefunden. Die Lösung ist das Projekt, das Problem liegt in der Abweichung des idealen Soll- zum Istzustand. Diese wird normalerweise rein durch den Bauherrn definiert und bestimmt, das Planungsteam deutet dies und entwickelt den Bereich dazwischen.

Springen wir kurz in die Psychologie. Für sein Buch „Flow: the psychology of optimal experience“ untersuchte Mihaly Csikszentmihalyi wie sich die ausgeführte Tätigkeit auf die Gefühlslage seiner Probanden über einen langen Zeitraum hinweg auswirkt. Dazu wurden zu verschiedenen zufälligen Zeitpunkten der Gemütszustand und die gerade ausgeführte Tätigkeit der Probanden erfasst.

Die Ergebnisse aus all den Daten sind schlichtweg beeindruckend. Probanden, welche sich als am glücklichsten einschätzten, arbeiteten an Aufgaben mit klar definierten Zielen und nähern sich diesem sukzessive. Wichtig ist, dass die Ziele mit ihren derzeitigen Fähigkeiten erreichbar scheinen, aber dennoch nicht zu einfach sind. Herausfordernd, aber nicht zu herausfordernd. Mit klar abgestecktem Ziel, an welchem Sie ohne Einflussnahme von außen fokussiert arbeiten konnten.

Mihaly nennt diesen Zustand „the Zone“. The Zone ist ein Zustand mit höchstem Fokus, gleichzeitig aber auch höchster Kreativität und oben drauf fühlt man sich richtig gut und produktiv. Man geht vollständig in seiner Tätigkeit auf. Als Leistungsschwimmer habe ich dies in meiner Jugend oft erlebt. Schmerz, Anstrengung und Erschöpfung wichen dem fokussierten hinarbeiten auf ein Ziel.

Das erklärt auch gut, warum man sich in einigen Projekten so frustriert, unproduktiv, niedergeschlagen oder manchmal auch unbeholfen fühlt. Man weiß nicht was man möchte, was von einem verlangt wird und ist nicht annähernd in „the Zone“. Und das ist auch vollkommen logisch, denn die (Projekt-) Ziele sind weder die eigenen noch für jedes Projektmitglied die richtigen, geschweigenden liegen sie im eigenen Einflussbereich.

Ich war in den verschiedensten Projekten, in den unterschiedlichsten Besprechungen. Diese Frustration ist in so ziemlicher jeder Besprechung, ungeachtet der Hierarchie oder Projektstand, erlebbar. Damit meine ich nicht die Verschleppung der Diskussion auf die persönliche Ebene. Es äußert sich schon in den kleinen Dingen. Wie oft werden keine klaren sachlichen Fragen gestellt, sondern vielmehr Geschichten erzählt, die mit einem unsicheren oder gespielt empörten „was soll ich davon jetzt halten?“ enden. Oder statt einer zielführenden Frage wird alles direkt durch ein Statement abgekanzelt.

Get in the ZONE

Genau das wollen wir im Projekt vermeiden. Die Frage ist also, wie kommen wir und unsere Projektteams in „the Zone“. Dazu gibt es drei wichtige Faktoren. Diese müssen sich wie ein roter Faden durch sämtliche Tätigkeiten ziehen.

  1. Ziele und Probleme definieren
  2. Prozesse ausrichten
  3. diese auf das Team übertragen.

Wie oben erwähnt ist der erste Faktor das Fundament des gesamten Projekts und auch das der anderen Faktoren. Daher möchte ich mich heute auf den erste fokussieren.

Faktor 1 Ziele definieren

Grundsätzlich gibt es in Projekten 2 Arten von Zielen. Die des gesamten Teams (ggf. auch des Unternehmens) und die der einzelnen Teammitgliedern. Jede Zielebene ist wichtig, um das Projekt erfolgreich zu machen. Die Ziele der Teammitglieder orientieren sich an den übergeordneten Teamzielen. Um in „the Zone“ zu kommen, sind die persönlichen jedoch die entscheidenden.

Um die richtigen Projektziele zu finden muss zunächst das Problem definiert und die damit verbundenen entscheidungsgrundlegenden Informationen gesammelt werden. So erhält das Team eine Handlungsmaxime, an der sich jeder orientieren und seine eigenen Ziele ableiten kann. Eine ideale Voraussetzung für einen reibungslosen Planungsablauf mit wenig Iterationsschleifen.

Sie definiert den Ausganspunkt der Planung, bei dem der Bauherr exakt formuliert welcher Business Case erreicht und welche Parameter und Mehrwerte erzielt werden müssen. Daraus lässt sich per se überhaupt erst die Planungsaufgabe und was der Bauherr eigentlich bauen will ableiten. Noch vor dem Projektstart werden somit Planungsvoraussetzungen und die Randbedingungen formuliert.

Angestrebter Projektablauf mit Bedarfsplanung

Ein Anhaltspunkt über die notwendigen Informationen liefert die DIN 18205: Bedarfsplanung im Bauwesen. Sie ist zwar schon rund 20 Jahre alt, liefert aber trotz ihres Schattendaseins durch Ihre Checklisten und Anhänge eine gute Übersicht der Themenfelder und entscheidender Punkte. In der DIN 18205 : Bedarfsplanung enthalten ist vom vorhandenen Finanzrahmen über äußere Rahmenbedingen wie Grundstück inkl. baurechtlichen Gesichtspunkten bis hin zu physischen Aspekten des Gebäudes (z.B. räumliche Gliederung, statisches System, Art der Fassade ….) werden die Wünsche des Bauherren abgefragt. Durch die Auseinandersetzung mit den Fragen werden daraufhin Definitionen vorgenommen, die den Einstieg in eine zielgerichtete Projektplanung gemäß dem Leistungsbild der HOAI ermöglichen.

Bauherr oder Team?

Klar, eigentlich kann man sich zurücklehnen. Dies ist eine klare Bauherrenaufgabe und wird oftmals auch als Leistungsphase 0, also die Phase, die vor der HOAI-Phase 1 Grundlagenermittlung der Objektplaner bearbeitet werden muss, bezeichnet. Beim genaueren Hinsehen sind hierbei jedoch Leistungen aus der LP 1,2 und ggf. sogar 3 vorweggenommen. Kosteneinschätzungen (DIN 18205: Bedarfsplanung im Bauwesen), eine Definition der per se nicht geregelt ist (DIN276 kennt diesen Begriff nicht), können eigentlich nur nach dem Vorentwurf fundiert gemacht werden. Die Zielfindung ist also gar nicht so einfach wie gedacht!

Um dies dennoch zu erreichen wird zunächst mit dem Bauherrenteam Rahmenbedingungen und elementarste Grundlagen aus der Projektinitiierung und Projektkonzeption zusammengetragen und analysiert. Anschließend werden diese mit den Schlüsselgewerken weiter präzisiert und ausdetailliert um letztendlich jedem Projektbeteiligten zu ermöglichen, eigene Ziele und Handlungsmaximen zu finden. Klingt abstrakt, hat aber eine einfache Umsetzung „Design Thinking“!

Die Umsetzung – Design Thinking

Design Thinking ist ein transparenter und strukturierter Ansatz, um Probleme systematisch zu identifizieren und zu präzisieren. Dies soll zu deren Lösung und zur Entwicklung neuer Ideen führen. Dabei werden über mehrere Schritte Hypothesen und Ansätze generiert und nach ihrer Überzeugungskraft selektiert. Kernthemen von Design Thinking sind zum einen das generieren von kreativen Ideen, die oftmals „outside the box“ sind, und das Zusammenarbeiten der Beteiligten. Der Gedanke zur produktiven Zusammenarbeit findet sich auch in der Philosophie von Lean wieder, da hier das kollaborative Arbeiten gefördert wird.

Der Prozess, welcher hinter Design Thinking steht, gliedert sich in 6 Phasen. Diese müssen mindestens einmal durchlaufen werden um zum gewünschten Erfolg zu kommen. In der Praxis ist es aber meist so, dass einzelne Phasen mehrfach durchlaufen werden, da bei design Thinking nutzerzentriert und bedarfsgerecht gearbeitete wird und Anmerkungen sukzessive eingearbeitet werden. Zu Beginn eines jeden Zielfindungsprozesses steht zunächst einmal das Verstehen, denn wenn das Problem und die Reise ans Ziel nicht klar definiert und für jedermann verständlich sind, rennen meist alle in unterschiedliche Richtungen.

Informationsbeschaffung

Wenn nun alle Beteiligten die Problemstellung verstanden haben, sind in der 2. Phase die benötigten Informationen zu beschaffen. Für unsere Bauprojekte bedeutet das: Was sind die Rahmenbedingungen und was wollen wir mit dem Projekt erreichen? Was für ein Nutzen soll es haben? Um diese Informationen zu beschaffen ist es in der Baubranche sinnvoll, die unterschiedlichen Stakeholder und „Betroffenen“ direkt zu fragen. Was haben Anwohner für bedenken? Was wünscht sich die Zielgruppe des Bauprojekts? Was gibt es für Bedenken oder Auflagen Seitens der Stadt? Diese Aspekte sollte bei der Phase des Beobachtens bei Design Thinking alle betrachtet und vor allem berücksichtigt werden um nicht in die falsche Richtung zu arbeiten.

Nachdem diese zugegeben oftmals große Fülle an Informationen gesammelt und zusammengetragen und mit dem Team diskutiert wurde, geht es in der 3. Phase, der Synthese, darum die wichtigsten Informationen auf denen das Projekt fußen soll zu filtern und zu sortieren.

Ideenfindung

Die nächste Phase ist die Ideenfindung. In der Praxis bedeutet das: Hier werden die wichtigsten Ziele unter Berücksichtigung der Anmerkungen die in der Phase des Beobachtens gemacht und in der Synthese zusammengefasst wurden definiert um möglichst viele, im Idealfall natürlich alle, Stakeholder zufrieden zu stellen. Nachdem man im Projektteam Ziele für das Bauvorhaben definiert hat, muss man natürlich überprüfen ob sich diese mit den Vorstellungen der vom Bauprojekt betroffenen Personengruppen deckt, oder ob man nochmals beginnen muss seine Ausgangssituation und Annahmen zu überdenken. Hierfür sollten erste rudimentäre „Prototypen“ angefertigt werden, das können simple Zeichnungen sein, ausformulierte Konzepte oder auch Imagepräsentationen/Filme die die Idee visuell vorstellbar macht. Auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks, können dann in den nächsten Schritten weitere Änderung vorgenommen werden bis ein klares Ziel definiert wurde, auf welches zugegangen wird.

Durch dieses strukturierte und transparente Vorgehen ist es möglich bereits vor der LPH 1 die konkrete Richtung in die das Projekt gehen soll zu definieren. Dies sollte eigentlich auch die Regel sein, doch wie ich bereits vorhin erwähnt habe: Das klare Projektziel ist meist nicht die Regel in der Baubrache!

Kollaborative Projekte mit Lean Construction und dem Last Planner System

Implementierung in 6 Wochen

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